Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Asiakastieto- ja vuokravalvontarekisteri

1) Rekisterinpitäjä
Nimi: Keski-Suomen opiskelija-asuntosäätiö sr (KOAS)
Y-tunnus: 0174752-8

Kauppakatu 11 A, 40100 Jyväskylä
puh. 010 820 4400
asiakaspalvelu@koas.fi

2) Rekisteriasioista vastaava henkilö
Matti Tanskanen, puh. 050 545 0010
matti.tanskanen@koas.fi

3) Rekisterin nimi
Koasin asiakastieto- ja vuokravalvontarekisteri

4) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin käyttötarkoitus
Järjestelmän tarkoitus on mahdollistaa asiakasrekisterin pitäminen asunnon hakijoista, asukkaista ja poismuuttaneista ja heidän maksusuorituksistaan.

Järjestelmään rekisteröidään Koasin kiinteistökanta, asiakkaiden yhteystiedot ja maksusuoritukset.

Rekisteri on välttämätön työkalu asuntojen tarjoamisessa, vuokrasopimusten hallinnassa, maksusuoritusten käsittelyssä ja arkistohakemistona.

Viranomaisvalvontaa varten asuntotuotantolain mukaisten asukasvalintojen toteamiseksi.

Rekisterin sisältöä käytetään vain Koasin sisäisessä käytössä.

5) Rekisterin tietosisältö
Tietosisällön muodostavat yksityisten henkilöiden nimet, henkilötunnukset, yhteystiedot, vuokrasopimukset, vuokranmaksutiedot sekä vuokrauksen kohteena olevat kiinteistötiedot.

6) Säännönmukaiset tietolähteet
Vuokra-asuntohakemuslomake sekä vuokrasopimus. Tietoja päivitetään mm. ilmoitusten ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella. Luottotietoja tarkistetaan Bisnode Finland Oy:n Soliditet-rekisteristä.

7) Säännönmukaisten tietojen luovutukset ja tietojen siirto
Henkilötiedot luovutetaan Kelalle opintotuen asumislisän maksamista (opintotukilaki 41 a § ja 41 b §) ja Jyväskylän kaupungille asuntotuotantolain mukaista asukasvalinnan valvontaa varten.

Nimet, osoitteet ja yhteystiedot luovutetaan kiinteistöjen huoltotoiminnasta vastaaville huoltoyhtiöille, muille korjaustoimintaan osallistuville yrityksille, postille sekä asukkaiden käytössä olevaan varausjärjestelmään. Perintää suorittaville sopimuskumppaneille luovutetaan tietoja niistä vuokralaista, joiden perintä on annettu toimeksiantona heille.

8) Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto
Allekirjoitetut paperiset vuokrasopimukset säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa.

ATK:lle talletetut tiedot
Rekisterin sisältö on Koasin sisäisessä käytössä eikä sitä luovuteta ulkopuolisille. Rekisteriin pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa sekä lähiverkkoon että rekisteriin erikseen. Tiedot on talletettu keskitetysti lukitussa ja valvotussa atk-konesalissa.

Mainostoimisto Mediataivas